Según Contreras y Matos (2015), el control se refiere al “proceso que consiste en comparar las metas de las actividades que se van obteniendo con las metas de las actividades que se planificaron”. Para ello se debe tener en cuenta:
– Los objetivos.
– Las metas.
– Los estándares e indicadores de producción, productividad.
– Los estándares e indicadores de tiempo, calidad, costos, insumos.
– Los formatos de recopilación de datos e información.
– Capacitar al personal e instruirlos en el uso de los formatos, las herramientas, los puntos y momentos del control a priori, concurrente y posterior.
Asimismo, el control de gestión, citado por Aguado (2009), se refiere al “proceso que consiste en aprovechar de forma eficaz, eficiente y permanente los recursos de la empresa para el logro de los objetivos definidos por la estrategia”. Éste permite (1) registrar los objetivos, indicadores y metas que cubran todos los niveles de la organización; (2) facilita el monitoreo del desempeño y la emisión de los informes respectivos. Por otro lado, establecer los indicadores como fase final de la planificación estratégica, implica definir cuáles son indicadores estratégicos y cuáles serán parte de los indicadores operativos del control de actividades necesarios para la implantación de los planes, proyectos, etc.
Pero, ¿qué es un estándar? Es el requisito mínimo que debe cumplir un procedimiento, de acuerdo a la definición y objetivo que haya propuesto la empresa. En el caso de organizaciones de información, un ejemplo de los estándares serían los manuales de procedimientos en cuanto a la gestión documental, o los lineamientos para el funcionamiento de los servicios que se presten, pues se busca que exista uniformidad en cuanto a la actuación del personal y los procesos en la organización.
Y, ¿qué es un indicador? Éste se refiere a una: “expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo”.
Un ejemplo de indicador pudiera ser el nivel de satisfacción de los usuarios, es decir, el constatar si los usuarios están más satisfechos ahora si se compara con un período anterior.
Según los niveles organizacionales, se pueden definir algunos indicadores tales como:
| Niveles organizacionales | Actividad de planificación y control | Tipos de indicadores | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Alta dirección | Planificación | Indicadores estratégicos:
Resultado final o impacto Resultado intermedio |
¿Cómo están cambiando las condiciones que estamos interviniendo? |
| Nivel directivo | Control de gestión | Indicadores por centro de responsabilidad
Resultados intermedios, eficiencia, eficacia, economía, calidad |
¿Con qué rapidez se está haciendo? |
| Nivel operativo | Control de actividades | Indicadores de gestión
Programación Insumos, productos e intermedios |
¿Cuánto personal trabajó en el proceso? |
BALANCED SCORECARD (BSC) O CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI)
Es una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores. Según Norton y Kaplan (1997), los objetivos e indicadores del CMI se derivan de la visión y estrategia de una organización, y contemplan la actuación de la organización desde cuatro perspectivas: la financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de formación y crecimiento.
Además, pone énfasis en que los indicadores financieros y no financieros deben formar parte del sistema de información para empleados en todos los niveles de la organización. Los empleados de primera línea han de comprender las consecuencias financieras de sus decisiones y acciones; los altos ejecutivos deben comprender los inductores del éxito financiero a largo plazo. El CMI debe transformar el objetivo y la estrategia de una unidad de negocio en objetivos e indicadores tangibles.
Por otra parte, esta herramienta puede ser usada en organizaciones con fines de lucro y también en aquellas sin fines de lucro, la diferencia es el fin que ambas persiguen. Es decir, para las empresas privadas, la maximización de la rentabilidad económica está entre sus principales fines, y para las organizaciones públicas su fin radica en que la mayor rentabilidad es el medio para satisfacer las demandas y necesidades de los usuarios/ciudadanos.
Objetivos de un BSC o CMI
(a) Obtener claridad y consenso alrededor de la estrategia.
(b) Alcanzar enfoque.
(c) Desarrollar liderazgo.
(d) Educar a la organización.
(e) Fijar metas estratégicas.
(f) Alinear programas e inversiones.
(g) Mejorar el sistema de indicadores actuales.
(h) Mantenerse enfocado estratégicamente y evaluar la gestión estratégica.
Waldylei Yépez
REFERENCIAS
Contreras, F. y Matos, F. (2015). Gestión estratégica en unidades de información: Planeamiento. Disponible en: http://eprints.rclis.org/24627/1/GESTION%20ESTRATEGICA.PLANEAMIENTO.pdf
Goicochea, A. (2010). El CMI en las organizaciones públicas y privadas, la diferencia está en la prioridad de las perspectivas. Disponible en: https://anibalgoicochea.com/2010/08/31/el-cmi-en-las-organizaciones-publicas-y-privadas-la-diferencia-esta-en-la-prioridad-de-las-perspectivas/
Norton, D. y Kaplan, R. (2009). El Cuadro de Mando Integral. España: Grupo Planeta.
TiedCOMM (s/f). Balanced Scorecard. Disponible en: http://www.infoviews.com.mx/Bitam/ScoreCard/
