Importancia del proceso de toma de decisiones basado en información útil de los sistemas de información

Ya en 1998 cuando Nick Moore –del Instituto de Estudios Políticos de Gran Bretaña– se refería a la Sociedad de la Información –en el Informe Mundial sobre la Información de la UNESCO– planteaba la relevancia de la información para la sociedad en general. Y entre las principales características que Moore (1998) le atribuye allí a la Sociedad de la Información se puede encontrar que estas sociedades utilizan la información como un recurso económico, pues las empresas se basan en la información que tienen para mejorar su eficacia, competitividad, incentivar la innovación y para obtener mejores resultados.

Por otro lado, expresa el mismo autor, se tiene al gran público exigiendo y usando mucho más la información para la toma de decisiones en todos los ámbitos. Por ejemplo, las personas requieren información para saber qué producto o servicio contratar, cuál o cuáles les ofrecen más y mejores beneficios, y con esta información pueden elegir mejor lo que les conviene. Así pues, la información no solamente es relevante para las empresas sino también para las personas, ésta les ayuda a elegir, es decir, a tomar decisiones.

Además, en cuanto al ámbito de las empresas que es el que nos interesa abordar, este autor considera la información como un recurso organizacional porque la información es primordial para llevar a cabo las tareas de las empresas pues ésta va aumentar su nivel de competitividad, estimulará la innovación y acelerará el desarrollo de productos. En otras palabras, la información es un bien valioso, y como tal las empresas cuidan y protegen su información privada. Asimismo, están atentos a la información pública pues no pueden descuidar a sus competidores; la falta de información podría convertirse en el fracaso y ruina de la organización. Pero, ¿acaso la cantidad de información que maneja una organización es la misma que la que recibe una persona? ¿Qué pasa cuando la organización maneja información absolutamente irrelevante?

Como es de entenderse, las organizaciones reciben grandes volúmenes de información, y la manejan a través de sistemas de información que ellas mismas emplean –ajustados a sus propias necesidades–. Sin embargo, no todo lo que reciben es relevante y es por ello que la efectividad de los sistemas de información que utilicen es tan esencial. Básicamente, se trata de tener a disposición información de calidad y no en cantidad. Una organización donde haya más información irrelevante que relevante sólo disminuirá en su eficacia y eficiencia, llevándola posteriormente a tener muchos problemas que resolver.

En palabras de Marín (2001), la función más importante de la información es la de “aumentar el conocimiento o reducir la incertidumbre que se tenga acerca de una situación específica”. Basado en el conocimiento que la gerencia posea sobre cómo se está moviendo el mercado, qué están haciendo los competidores, cuáles son las debilidades de la organización o de los productos, es que se podrán tomar decisiones ajustadas a la realidad y, de esta manera, también poder proyectar el posible impacto de estas decisiones.

Asimismo, Ackoff (1987) expresa que “lo más importante de la información es que sea relevante y que se le suministren a nivel gerencial criterios de decisión simples y completos, que permitan una interpretación clara del proceso de toma de decisiones”. En otras palabras, el gerente debe recibir la información concreta que él necesita –según el área donde se desenvuelva, es decir, según sus propias necesidades de información– y, además, criterios simples y completos que permitan una interpretación clara de la información, esto contribuirá en ayudarle en su proceso de toma de decisiones.

Marín (2001) también destaca que “la generación de información confiable incide en la estructura de la organización, y por ende en su eficiencia, permitiendo el establecimiento de bases para generar estrategias novedosas”. La generación de información confiable está relacionada con la efectividad de los sistemas de información, por tanto, si los sistemas de información proveen de información útil a la organización entonces los encargados o gerentes recibirán la información concreta que les ayudará a tomar mejores decisiones para enfrentar las situaciones que se presenten dentro de la organización.

En definitiva se puede decir que el propósito de los sistemas de información es la de proporcionar datos útiles para la toma de decisiones, y es absolutamente importante para ese proceso basarse en datos útiles porque cada decisión tomada desde la gerencia incide positiva o negativamente sobre la organización. Estas decisiones, basadas en la información correcta, son las que van a definir el futuro de las empresas en cuanto a eficiencia, efectividad, innovación y desarrollo e incluso en su decadencia y desaparición si no se recibe la información pertinente en el momento adecuado.

Waldylei Yépez

REFERENCIAS

Marín, G. (2001). Sistema de información para la toma de decisiones gerenciales en Instituciones Públicas Universitarias de Barquisimeto. Caso: Instituto Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco. Disponible en: http://bibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis/P152.pdf [Consultado: 30 de octubre de 2017]

Moore, N. (1998). La sociedad de la información. En Informe mundial sobre la información – UNESCO. Disponible en: http://unesdoc.unesco.org/images/0011/001102/110221Sb.pdf [Consultado: 29 de octubre de 2017]

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