Representación de la información: Formato MARC (MAchine- Readable Cataloging)

El formato o registro MARC es un registro catalográfico legible por máquina. Pero, ¿qué es un registro catalográfico? Este se refiere a un registro bibliográfico, que es la información que se consigue en las fichas de catálogo en las bibliotecas. Sin embargo, cuando se habla del formato MARC no se habla de cualquier tipo de registro, sino de uno “legible por máquina”, lo que quiere decir que pueda ser leído, reconocido y procesado por una máquina, en este caso estaríamos hablando de un computador con dicha capacidad.

¿Y qué contiene un registro bibliográfico? Cuando se habla de registros comunes, estos registros contienen información que abarca desde: la descripción del ítem; el asiento principal y los asientos secundarios; los encabezamientos de materia y la clasificación o signatura topográfica.

En el caso de la descripción, se trata justamente de la descripción bibliográfica de los materiales mediante la aplicación de las Reglas de Catalogación. Está compuesta por: el título, la mención de responsabilidad, la mención de edición, los detalles específicos del material, la información sobre la publicación, la descripción física, la serie, las notas y los números normalizados.

Asimismo, el asiento principal y los asientos secundarios contienen las reglas para determinar cuáles serán los “puntos de acceso” a la información del registro. Estos son los puntos de recuperación de datos en el catálogo de la biblioteca que los usuarios necesitarán buscar para localizar los materiales.

Por su parte los encabezamientos de materia, se usan para garantizar que todos los materiales que tratan sobre un tema se asienten bajo un encabezamiento y se encuentren en un mismo lugar en el catálogo.

Por último, la signatura topográfica tiene como propósito el colocar juntos en los estantes los materiales sobre un mismo tema.

Bueno si bien es cierto que el conjunto de estos datos provee una importante información sobre los ítems, también es cierto que los registros MARC pueden llegar a tener mucha más información adicional, lo que por supuesto daría más ventajas que los registros tradicionales.

Convengamos en que un registro en un catálogo automatizado podría ser muy beneficioso, pero no se puede dejar de lado que las computadoras no podrán hacer los registros automáticamente si no poseen unos parámetros para poder trabajar dichos registros. Para ello, y por la naturaleza de los sistemas computacionales, se necesita tener “unas claves” que permitirán “programar” estos formatos, necesitándose unos campos, etiquetas, indicadores, subcampos, delimitadores y reglas generales.

¿Por qué esto es esencial? La computadora por sí misma no puede saber cuánto espacio debe darle al campo relacionado con el nombre de un libro, y a su vez este campo no debe tener una longitud muy pequeña, es así como a través de una serie de parámetros se puede indicar que el campo de título tenga una longitud lo suficientemente permisiva para los títulos largos. En el fondo, y desde una visión más informática, estaríamos hablando de “variables” que tomarán ciertos valores según sea el caso, esta variable podrá ser guardada en una base de datos, y posteriormente podrá recuperarse dicha información a través de una consulta a la misma base de datos.

Con el formato MARC, no solamente se pueden automatizar los procesos sino que también permite estandarizar el trabajo con los registros catalográficos. ¿Esto es beneficioso? Por supuesto que sí, pues si los registros están estandarizados, el bibliotecario podría recibir apoyo de cualquier otro bibliotecario o biblioteca en cuanto al manejo de los catálogos. No es lo mismo trabajar con un formato estándar en cualquier parte del mundo, que en un formato propio que estará aislado del resto.

Waldylei Yépez

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