Las políticas del desarrollo de colecciones se refieren a los lineamientos o pautas que sigue la institución en su proceso de desarrollo, con todas las actividades que ello conlleva. En palabras de algunos autores, como Vaca Rodríguez (2002), la política:
Es un conjunto de directrices y normas tendientes a establecer acciones, delinear estrategias generales, determinar instrumentos y delimitar criterios para facilitar una toma de decisiones en la composición y desarrollo de las colecciones, en concordancia con los objetivos de la institución y con los usuarios del sistema.
Básicamente estamos hablando de algo fundamental para la institución, que abarca la toma de decisiones hasta el manejo adecuado de presupuestos, entre otras cosas. Por esta razón, siendo algo tan fundamental para la institución, es que las políticas deben contemplar ciertos aspectos en su elaboración. Entre esos aspectos tenemos:
1. Necesidades de información de los usuarios: El dar respuesta a estas necesidades es justamente la razón de ser de toda institución bibliotecaria, por tanto, se debe considerar cuáles son las necesidades y de qué naturaleza son las mismas. Hay que tomar en cuenta que los distintos usuarios pueden tener necesidades diversas que entran en el terreno investigativo, instructivo, de consulta o recreativas y culturales. En vista de ello, es importante que la biblioteca pueda dar respuesta a esta diversidad de intereses.
2. Niveles de la colección: Se debe considerar qué tan profundo será el contenido de los materiales a elegir, esto va depende de la institución pues no es lo mismo una biblioteca de escuela que una biblioteca especializada en el área de agronomía. Por tanto, los niveles a evaluar serán: a) exhaustivo, b) investigativo, c) estudio, d) básica y e) mínimo.
3. Áreas del conocimiento: Este es otro punto importante, y resulta bastante obvio cuando se habla de una biblioteca especializada o de una biblioteca universitaria pues el desarrollo de colecciones debe tener como base el área de conocimiento relacionado con las mismas. Por ejemplo, la biblioteca universitaria de la UPTAEB debe considerar los materiales bibliográficos directamente relacionados con los Programas Nacionales de Formación que imparte la universidad. No tiene sentido adquirir material bibliográfico que de antemano se sabe no será consultado.
4. Idioma: Esto es importante porque la institución debe considerar el idioma oficial de la comunidad donde está asentada la biblioteca. Para América Latina debe primar los materiales bibliográficos en español, aunque esto no significa que se tenga que descartar materiales en otros idiomas, sobre todo si la institución considera necesaria su adquisición.
5. Área geográfica: Esto es importante porque no es lo mismo desarrollar colecciones para Venezuela que para Perú, o para la región occidental que para la oriental. En este punto hay que tomar en cuenta los objetivos de la biblioteca, su misión o su fin, para poder adaptarse adecuadamente en cuanto al espacio geográfico.
6. Períodos cronológicos: Que un material bibliográfico tenga una edición de hace muchos años atrás no lo hace descartable automáticamente, pues este material dependiendo de su contenido puede ser muy valioso para investigaciones históricas. Básicamente, no todo lo nuevo es lo mejor, ni todo lo viejo hay que eliminarlo sino que hay que hacer una evaluación de esos contenidos.
7. Número de ejemplares: Es importante que la institución cuente con un número suficiente de ejemplares para poder satisfacer la demanda de información, y lograr que el usuario se sienta satisfecho no sólo por encontrar lo que buscaba sino también por el tiempo de respuesta; esa comodidad de solicitar un material y poder consultarlo cuando el usuario quiere, sin necesidad de tener que esperar que otros usuarios entreguen el único ejemplar disponible. Si la institución conoce que un determinado libro tiene mucha demanda, entonces debe contar con suficientes ejemplares de ese título.
8. Tipos de soporte: Se debe considerar materiales en sus diversos soportes y formatos, no solamente en papel, puesto que la diversidad de intereses es amplia. Es por ello que la institución debe contar también con bases de datos, recursos audiovisuales, mapas, tesis doctorales, trabajos de grado, recursos digitalizados, entre otros.
9. Criterios de selección: En cuanto a este punto hay dos aspectos a considerar, por una parte lo cuantitativo y, por otra parte, lo cualitativo. El primero se refiere a la cantidad de material que se necesita sobre un área o sobre un título, y el segundo abarca otras consideraciones como: la autoridad que tiene el autor sobre el tema, la relevancia, la profundidad, la calidad de la edición y el prestigio de la editorial que lo publicó.
10. Procedimiento para la selección: En este punto se debe tomar en cuenta varias cosas: a) la revisión de listas básicas que son una guía bibliográfica de los recursos más importantes que la biblioteca debe tener; b) las visitas a editoriales que van a permitir conocer cuáles son las nuevas ediciones de los materiales bibliográficos; c) la consulta a investigadores, especialistas, referencistas y libreros que se hace necesario también porque permitirá ubicar de manera rápida y directa, a través de la experiencia de estos profesionales, cuáles recursos pueden ser necesarios según el área de conocimiento (qué autor habla de qué, en cuál material se profundiza sobre qué tema, etc.). Por otra parte, tenemos d) la revisión de fuentes bibliográficas o catálogos para conocer más sobre los recursos, y por último se necesita considerar e) las estadísticas de la biblioteca sobre qué recursos son los más solicitados o las sugerencias dadas por los usuarios.
11. Formas de adquisición: Las formas de adquisición más comunes son por: compra, canje y donación. En el primero se usan los recursos del presupuesto, el segundo se logra por medio de un convenio con otras bibliotecas, y en el último los recursos son donados a la institución.
12. Descarte: Este proceso implica el retiro o transferencia de los títulos que pueden estar desactualizados, o que tienen algún tipo de problema como, por ejemplo, el estado físico en el cual se encuentran. Es un proceso que se aplica periódicamente, y que va depender directamente de la política de descarte que elabore la institución.
13. Evaluación de la colección: En este punto se debe considerar la misión, las metas y los objetivos de la biblioteca. Básicamente, se trata de evaluar si se está cumpliendo el fin de la colección, si está satisfaciendo a los usuarios o si se está cumpliendo todo lo estipulado por la biblioteca. En esta evaluación se aplican métodos cuantitativos y cualitativos.
14. Mantenimiento de la colección: Es importante el punto del mantenimiento pues la colección no va estar estática sino que los ejemplares estarán en constante movimiento y eso incide en el estado físico de los mismos, así pues debe existir comunicación constante en el área de préstamo y el área de restauración para dar respuesta a cualquier eventualidad.
Por todo lo ya contemplado en estos aspectos, es evidente la necesidad de la elaboración o existencia de unas políticas de desarrollo claras dentro de la institución, pues ellas marcarán las directrices o las pautas que van a permitir a la institución adquirir, mantener o descartar los materiales bibliográficos de manera adecuada. Las políticas permiten una toma de decisiones más acertada, y una gestión del presupuesto más eficiente.
Waldylei Yépez
REFERENCIAS
Vaca Rodríguez, L. (2002). Desarrollo de colecciones. Bogotá: Biblioteca Luis Ángel Arango.
