Desarrollo de Colecciones como proceso

El desarrollo de colecciones es un proceso que a su vez está constituido por varios sub-procesos, o actividades, que permiten la gestión adecuada de los materiales bibliográficos presentes, o por adquirir, en las bibliotecas. En una analogía, se podría decir que el desarrollo de colecciones es una especie de paraguas que está constituido por actividades (aristas); en su conjunto, o trabajando en conjunto, estas aristas hacen posible que el paraguas funcione adecuadamente. Por tanto, en la medida que los distintos sub-procesos o actividades se aborden de manera adecuada, entonces se tendrá un desarrollo de colecciones que funcione para la institución. Por supuesto, la base primordial estará en: a) las políticas de dicha institución, b) en el hecho de considerar las necesidades de la comunidad y c) en la correcta determinación de las fortalezas y debilidades que existen en la biblioteca.

Gómez Hernández (2002) dice, respecto al desarrollo de colecciones, que:

Hablamos de gestión o desarrollo de la colección para referirnos a todo lo relacionado con su planificación, su formación, evaluación y mantenimiento. Abarca varias actividades como la determinación de los criterios de selección, evaluación de necesidades, proceso de adquisición, estudios del uso de la colección, evaluación, conservación, cooperación para compartir recursos, conservación y expurgo. (p.125)

Básicamente, el desarrollo de colecciones es el proceso que engloba las actividades fundamentales para que las bibliotecas puedan realizar su labor, considerando no sólo la planificación, la selección o la adquisición de material bibliográfico, sino que también abarca todo lo relacionado al mantenimiento, conservación y descarte necesario.

Entre los criterios que los autores recomiendan tomar muy en cuenta están: a) las necesidades de la comunidad (más que cualquier criterio subjetivo de calidad), b) la efectividad a la hora de responder al total de las necesidades, c) la participación en programas cooperativos (ya sea en lo local, regional o nacional), d) el que exista una diversidad de soportes (pues no todos los usuarios tienen por qué están interesados u obligados a usar un tipo de soporte específico), e) considerar que como toda labor subjetiva no está exenta de errores (debe existir flexibilidad para realizar los cambios que resulten pertinentes) y f) se debe considerar la práctica como fuente de permanente y real aprendizaje, pues la teoría sirve como base pero será la experiencia gestionando colecciones lo que va permitir al profesional de la información desenvolverse adecuadamente en su tarea.

NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Las necesidades se pueden definir como la carencia de algo. En el caso de necesidades de información esas carencias serán de tipo informacional, es decir, las necesidades de información se pueden definir como la ausencia de la información que necesita un individuo para llevar a cabo un objetivo.

Reitz (2012) lo define como:

Una brecha en el conocimiento de una persona que se experimenta en el nivel consciente como una pregunta, da a lugar a una búsqueda de una respuesta. Si la necesidad es urgente, la búsqueda puede llevarse a cabo con la diligencia hasta que el deseo se ha cumplido.

De acuerdo con lo antes expuesto, se puede decir que las necesidades de información son el deseo (voluntario o no voluntario) de estar informado, que dependiendo del interés del usuario en cuestión se podría generar ciertos conocimientos que le ayudarían a la toma de decisiones, pues satisfaciendo estas necesidades quedará más clara la manera en la cual va a cumplir sus objetivos o si necesita cambiar esos objetivos.

EL MODELO NEIN

Este modelo ha sido presentado por Juan José Calva González (2001), quien expresa respecto a él que: “La finalidad de este modelo es explicar el fenómeno [de las necesidades de información] y discernir su constitución, surgimiento, manifestación, detección, satisfacción, incluso su predicción”.

El mismo autor expone que se cumplen tres fases en la determinación de las necesidades de información:

1) Surgimiento de las necesidades de información.
2) Manifestación de las necesidades de información documental a través de un comportamiento informativo.
3) La satisfacción de dichas necesidades de información documental.

En el caso de la primera fase, surgimiento de las necesidades de información, se debe considerar la influencia de los factores externos (ambiente) y los factores internos (características particulares de cada sujeto).

Asimismo, se mencionan como elementos importantes:

– El tiempo: Este debe ser breve e incide en el nivel de satisfacción.
– Pertinencia, relevancia, precisión, recopilación.
– Valoración de la satisfacción del usuario.
– El uso de la información para el usuario.

En cuanto a los métodos, técnicas e instrumentos a utilizar, estos se ubican en tres momentos:

1. Al aparecer una necesidad de información documental.
2. Al manifestarse una necesidad de información documental, a través de un comportamiento informativo.
3. Una vez brindada la información al sujeto, se valoraría su satisfacción.

En el primer caso se investigará a la persona en su ambiente, sus características particulares y la información necesaria para adaptarse a ese medio. En el segundo, el más estudiado, se analizará el modus operandi del sujeto que busca información, ya que este es el momento en el que presenta un tipo y patrón de comportamiento en particular. Mientras que en el tercer momento se indagará qué pasa una vez que el usuario posee la información que se le proporcionó a través de una fuente o recurso, pues éste es el instante en que el sujeto valora su estado, sea de satisfacción o de insatisfacción.

A continuación la representación del Modelo NEIN con todos sus elementos:

POLÍTICAS DEL DESARROLLO DE COLECCIONES

Las políticas del desarrollo de colecciones se refieren a los lineamientos o pautas que sigue la institución en su proceso de desarrollo, con todas las actividades que ello conlleva.

Para Negrete (2010) estas políticas son:

El plan principal que desarrolla e implementa la biblioteca para construir, orientar y mantener colecciones adecuadas y coherentes. Las políticas deben establecer las directrices que permitan un uso racional del presupuesto y los programas a llevar a cabo en los procesos del desarrollo de colecciones y deben de reflejar los objetivos de la institución.

Por su parte, Vaca Rodríguez (2002) dice que la política:

Es un conjunto de directrices y normas tendientes a establecer acciones, delinear estrategias generales, determinar instrumentos y delimitar criterios para facilitar una toma de decisiones en la composición y desarrollo de las colecciones, en concordancia con los objetivos de la institución y con los usuarios del sistema.

A eso se añade que, las políticas deben actualizarse constantemente y además deben ser producto del resultado de discusiones del personal responsable de las diferentes actividades de la biblioteca, por ello es indispensable la formación de un comité de selección.

Asimismo, la política debe permitir:

– Suministrar información que permita la asignación presupuestal y uso racional de ella.
– Planteamiento y elaboración de programas.

EVALUACIÓN DE COLECCIONES

Gómez Hernández (2002) expresa respecto a la evaluación de colecciones que:

Dado que una colección no puede crecer indefinidamente y que debe adecuarse a los intereses de los que la usan, es necesario estudiarla y evaluarla, lo que posibilitará tomar medidas correctoras cuando se precise, o reorientar la política de adquisiciones. Evaluar una colección es valorar la utilidad y pertinencia de las colecciones de una biblioteca con relación a sus usuarios o programas.

Por su parte, Mosher define la evaluación de la colección como la valoración de la utilidad y pertinencia de las colecciones de una biblioteca con relación a sus usuarios o programas.
Lo que se persigue con la evaluación es:

1) Invertir en los materiales más necesarios.
2) Gestionar la colección de forma efectiva.
3) Mejorar la tasa de duplicados.
4) Apoyar decisiones de uso y espacio.

En cuanto a los métodos de evaluación, estos pueden ser cuantitativos (media y cobertura) y cualitativos (juicio de expertos, bibliografías usadas como estándares y análisis de uso).

EL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN EN LA GESTIÓN DE COLECCIONES

El profesional de la información es una figura fundamental en el proceso de gestión de colecciones porque es el enlace entre todas las aristas del proceso. Estos profesionales deben hacerse cargo de poner a disposición de sus usuarios las fuentes que mejor se adapten a sus necesidades de información. También deben evaluar la calidad de los recursos, a fin de seleccionar aquellos que ofrezcan información confiable, concreta, pertinente y de calidad que pueda ser de utilidad para sus usuarios. Asimismo, es el enlace entre los comités multidisciplinarios que deben participar en el proceso de desarrollo. Básicamente, el profesional de la información es el indicado para llevar a cabo tan importante proceso dentro de las bibliotecas.

Waldylei Yépez

REFERENCIAS

Calva González, J. (2004). El fenómeno de las necesidades de información: investigación y modelo teórico. México: UNAM.

Chunga, Juana. (2014). Infotecarios. Política de desarrollo de colecciones. Disponible en: http://www.infotecarios.com/politica-de-desarrollo-de-colecciones-una-pequena-reflexion/

Gómez Hernández, J. (2002). Gestión de Bibliotecas. Murcia: DM.

Massísimo, Angels. (2002). Evaluación de colecciones en las bibliotecas universitarias (i). Métodos basados en el estudio de la colección. Disponible en: hhtp://revistas.um.es/analesdoc/article/download/2111/2101

Slideshare. (2014). Modelo Nein. Disponible en: http://es.slideshare.net/santycujaban3/modelo-nein

Slideshare. (2012). Necesidades de información. Disponible en: http://es.slideshare.net/crevirtualnuco/definir-una-necesidad-de-informacin-13046747

Tardón, E. (s/f). Gestión y evaluación de colecciones: Selección y Adquisición. Disponible en: https://sites.google.com/site/proyectosociointegradoriii/material-de-apoyo/Gesti%C3%B3n%20de%20colecciones4.pdf?attredirects=0&d=1

Vaca Rodríguez, L. (2002). Desarrollo de colecciones. Bogotá: Biblioteca Luis Ángel Arango.

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